Directiesecretaresse - Utrecht

Beschrijving

Jij ondersteunt de directeur HR&O en draagt daarmee aan een professionele HR organisatie. 
Een bedrijf als NS is altijd in beweging. Dit geldt uiteraard ook voor HR. Binnen HR wordt hard gewerkt aan een langtermijnvisie en wordt ingespeeld op trends en ontwikkelingen. De directeur HR speelt hierin vanzelfsprekend een prominente rol. Aan jou de belangrijke taak om aan de directeur ondersteuning te bieden zodat zij zich optimaal kan richten op het aansturen van de HR-organisatie en het voeren van effectief overleg met alle in- en externe stakeholders.

“Zo werk je met ons aan een professionele, gefocuste HR organisatie. Elke dag weer. De reis van morgen begint bij jou!”

Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de directeur HR&O. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen aan de directeur en ondersteunt haar in de dagelijkse gang van zaken op het gebied van agendabeheer en -planning en handelt zelfstandig telefoongesprekken en e-mail af. Hiermee boek jij succes. Door jouw proactieve en servicegerichte 24/7 instelling ben jij van onschatbare waarde bij het:

• Afhandelen van in- en externe post en e-mailberichten, beheren van de agenda, afhandelen telefoongesprekken en vervullen van representatieve taken zoals het voorbereiden van bijeenkomsten, het maken van hotel- en reisreserveringen en het verzorgen van attenties. 
• Verzorgen van (vertrouwelijke) correspondentie, zoals het opstellen van brieven, documenten, mededelingen e.d. op basis van summiere aanwijzingen. 
• Ondersteunen van de Directeur HR&O bij bijeenkomsten RvB en RvC (planning, voorbereiding, aanleveren stukken namens HR). Bewaken van opvolging. 
• Beheren van archieven, databases, dossiers e.d. (waaronder vertrouwelijke informatie), doorlezen van vakliteratuur en externe berichtgevingen en signaleren van relevante onderwerpen, verzamelen / opvragen, controleren en bewerken van diverse gegevens. 

• Je beschikt over een afgeronde hbo opleiding, bij voorkeur in de richting MER, P&A of HRM. 
• Je beschikt over enkele jaren relevante en recente werkervaring als directiesecretaresse. 
• Je bent in staat om het totale HR veld en met de RvB en RvC procesmatig te overzien.
• Je bent energiek, assertief, stressbestendig en kan goed omgaan met soms wisselende workload. 
• Je bent zelfstandig, hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en bent proactief en flexibel ingesteld. Je hebt geen 9 tot 5 mentaliteit hebt en bent flexibel qua inzet. 
• Tenslotte beschik je over organisatiesensitiviteit, ben je accuraat, zorgvuldig, betrouwbaar en integer en weet je goed om te gaan met vertrouwelijke informatie. 

Jij werkt mee aan onze reis van morgen! Vanuit ons hoofdkantoor in Utrecht ontzorg je de directeur HR&O die, samen met de verantwoordelijken voor de HR business en de Centers of Expertise, het overall HR beleid van vandaag en de toekomst ontwikkelt voor alle ruim 30.000 collega’s van NS. Je werkt in beperkte mate samen met een andere directiesecretaresse. Zo vervang je elkaar bij voorbeeld bij afwezigheid door ziekte en/of vakantie.

Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de wereld van duurzame mobiliteit. Je maakt deel uit van een organisatie die midden in de maatschappij staat en Nederland in beweging brengt. Van deur tot deur. Maar als 1 van de grootste werkgevers van Nederland hebben we je zoveel meer te bieden. Voor deze vacature is dit op basis van een 36-urige werkweek, onder andere: 

• Een goed salaris: voor deze functie is die maximaal €4973,= afhankelijk van je opleiding, kennis en werkervaring. 
• Een 36-urige werkweek  en 25 vakantiedagen per jaar. 
• 8% vakantiegeld, 3% eindejaarsuitkering en een uitstekende pensioenregeling. 
• Vrij reizen in de 2e klas. Logisch als je hét spoorwegbedrijf van NL versterkt ;-).
• 1e klas reizen tegen een extra eigen bijdrage en eventueel korting voor gezinsleden.
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt.
• Professionele ontwikkelingsmogelijkheden en een keuzeplan.
• Een output gestuurde werkomgeving waar gewerkt voor volgens ‘het nieuwe werken’ met ruimte voor vrijheid, verantwoordelijkheid en eigen inbreng.

En? Ben jij de ondersteuning waar de directeur op kan bouwen?
Solliciteer direct (maar zeker vóór 3 juli) via de sollicitatiebutton. Binnen enkele minuten ontvang je een automatische sollicitatiebevestiging. Wij laten je zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen twee weken of we je uitnodigen voor een gesprek. 

Nog vragen?
Bel met Karin of Lieneke van de frontoffice via 088 – 67 13 666. 

Goed om te weten:

• Bij NS vinden we iedereen uniek. Dit zie je in alles wat we doen, en dus ook in ons aannamebeleid.
• Een achtergrondonderzoek maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.
• Met deze vacature willen wij zelf onze nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.

Solliciteren

Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Klik dan op de knop 'Solliciteer direct!'!

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

HBO

Plaats

Utrecht

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)