Beheerder digitale informatie - Utrecht

Beschrijving

Jij stelt bedrijfskritische dossiers veilig en beheert deze.
Jij organiseert en begeleidt het hele proces vanaf de ontvangst van documenten tot en met de opslag hiervan. Je beoordeelt dossiers bij ontvangst en beheert ze tot aan hun vernietiging in de toegewezen systemen. Op deze manier zorg je ervoor dat dossiers op de juiste wijze gearchiveerd worden en vindbaar zijn. Het digitaal archiveren en beheren dient nog (verder) ontwikkeld en ingericht te worden. In de organisatie van dit werkgebied ligt dan ook jouw kracht.

Zo maak je samen met ons het reizen met de trein nog beter en leuker voor onze reizigers. Elke dag weer. De reis van morgen begint bij jou!

Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s als het gaat om (leren) archiveren en het organiseren van papieren of digitale dossiers. Jij kent niet alleen de standaardwerkwijzen en systemen van NS, maar ook de wet- en regelgeving voor langdurige opslag van documenten. Je deelt deze kennis graag met je collega’s. Hiermee boek jij succes. Mede dankzij jouw zelfstandigheid en zorgvuldigheid ben jij van onschatbare waarde bij het:

• Helpen van collega’s die vragen hebben over digitaal archiveren in de informatiesystemen.
• Je helpt collega’s met vragen over hoe ze hun werk handig kunnen bewaren en erop samenwerken met collega’s, je maakt ze wegwijs in de programma’s.
• Bewerken van nieuw aangeleverde dossiers voor langdurig bewaren. Je waardeert de documenten, ordent ze, registreert ze en maakt ze klaar voor opslag.
• Beheren van de digitale semi-statische archieven. Je zorgt dat dossiers vindbaar zijn en dat er metadata zijn toegevoegd. Hiervoor gebruik je bijvoorbeeld DMS/OpenIMS of SharePoint.
• Beheren van de papieren archieven van NS. Je registreert nieuw aangeleverde dossiers in Decos/Join en/of in het registratiesysteem bij de externe partij voor archiefopslag.
• Selecteren van dossiers die vernietigd moeten worden.
• Verzorgen van de (uitleen)administratie van dossiers.
• Het overzicht bijhouden van alle informatieverzamelingen die er zijn binnen NS, wie daarvan de eigenaar is, waar ze staan, en wie ze beheert.

Uitwerken van verbetervoorstellen voor dossiervorming en dossierbeheer bij NS.

• Je hebt minimaal een opleiding op mbo-niveau afgerond, bijvoorbeeld in de richting SOD IDM, Support/Officemangement of je hebt de leergang Adviseur Recordmanagement gevolgd.
• Je hebt bij voorkeur één à twee jaar werkervaring: 
  • als projectmanagement/office ondersteuner, beheerder recordsmanagement of informatiebeheerder
  • in Documentaire informatievoorziening (DIV) of archivering is een pré
• Je hebt ervaring met verschillende DMS-systemen, zoals Decos/Join, SharePoint, DMS/OpenIMS.
• Je kunt goed uitleggen en anderen aanleren hoe ze moeten werken.
• Je bent klant- en resultaatgericht en je hebt een dienstverlenende instelling. Je vindt het leuk om collega’s te helpen hun archief op orde te krijgen.
• Je werkt zelfstandig, waarbij je verantwoording aflegt aan de manager recordmanagement.
• Je houdt van aanpakken. Je geeft zelf aan wat je nodig hebt van bijvoorbeeld functioneel beheerders of adviseurs.

Je bent geordend, systematisch en secuur in je manier van werken.

De afdeling recordsmanagement is onderdeel van NS Groep Legal. Er werken 4 professionals, die zich richten op het eenvoudig toegankelijk houden van informatiedossiers (records), binnen alle onderdelen van NS Groep. Daarnaast zorgen ze dat deze records onder de juiste condities bewaard worden. Dit recordsmanagement zorgt ervoor dat de organisatie voldoet aan wettelijke, financiële en interne eisen en verplichtingen. Deze nieuwe afdeling is volop in ontwikkeling en biedt jou kansen om mee te bouwen aan deze afdeling en aan nieuwe werkwijzen.

Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de wereld van duurzame mobiliteit. Je maakt deel uit van een organisatie die midden in de maatschappij staat en Nederland in beweging brengt. Van deur tot deur. Maar als 1 van de grootste werkgevers van Nederland hebben we je zoveel meer te bieden. Voor deze vacature is dit op basis van een 36-urige werkweek, onder andere:

• Een bruto salaris van maximaal € 3156,- per maand.
• Een 36-urige werkweek (32 uur is bespreekbaar) en 25 vakantiedagen per jaar.
• 3% eindejaarbonus, 8% vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling.
• Vrij reizen in de 2e klas. Logisch als je hét spoorwegbedrijf van NL versterkt ;-).
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt.
• Professionele ontwikkelingsmogelijkheden en een keuzeplan.

En? Kunnen wij onze bedrijfsgevoelige informatie aan jou toevertrouwen?
Solliciteer direct (maar zeker voor 8 juni ) via de sollicitatiebutton. Binnen enkele minuten ontvang je een automatische sollicitatiebevestiging. Wij laten je zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen twee weken weten, of we je uitnodigen voor een gesprek. Gesprekken vinden plaats op dinsdag 12 juni.

Nog vragen? Bel met Karin of Lieneke van de frontoffice via 088 – 67 13 666. 

Goed om te weten:

• Het betreft in eerste instantie een tijdelijke functie voor de duur van één jaar.
• Bij NS vinden we iedereen uniek. Dit zie je in alles wat we doen, en dus ook in ons aannamebeleid.
• Een achtergrondonderzoek en assessment maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.
• Met deze vacature willen wij zelf onze nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.

Solliciteren

Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Klik dan op de knop 'Solliciteer direct!'!

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

MBO

Plaats

Utrecht

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)